T.C. Ticaret Bakanlığı tarafından kuruluşlarına izin verilen kooperatifler ve üst kuruluşların olağan genel kurul toplantılarını iki ya da üç hesap dönemini kapsayacak şekilde erteleyerek birleştirmeleri halinde genel kurul öncesinde ve sonrasında yapılması gerekenler hakkında Bakanlık tarafından bir genelge yayınlandı. Bakanlık tarafından yayınlanan genelge, Ticaret İl Müdürlüklerine gönderilerek ilgililerin bilgilendirilmesi istendi.
T.C. Ticaret Bakanlığının kooperatifler ve üst kuruluşların olağan genel kurullarını iki ya da üç hesap dönemini kapsayacak şekilde erteleyerek birleştirmeleri halinde, genel kurul öncesinde ve sonrasında yapılması gerekenler hakkında yayınlanan genelgeye göre yapılması istenenler Ticaret İl Müdürlüklerine bildirildi. Buna göre; genel kurul toplantılarını birleştirerek yapmak isteyen kooperatifler tarafından temsilci görevlendirilmesi taleplerinde, başvuru dilekçesinin, çağrı için alınan karar örneğinin, kooperatifin tasfiye sürecine girmemiş bir kooperatif üst kuruluşuna ortak olduğuna ilişkin belgenin, temsilci ücretinin yatırıldığına ilişkin vezne alındısının bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi gerekiyor. Ayrıca, toplantı gündeminde yer alan maddeler arasında genel kurul toplantısının iki veya üç hesap dönemini kapsayacak şekilde erteleyip birleştirilmek suretiyle yapılmasına ilişkin maddenin olup olmadığı, yönetim ve denetim kurulu üyelerinin ücret, huzur hakkı gibi parasal haklarının her yıl için ayrı görüşülüp karar verilmesine ilişkin maddenin bulunup bulunmadığı, ana sözleşmede gelir gider farkının dağıtılacağına yönelik hüküm bulunan kooperatiflerin birleştirme süresince gelir gider dağıtımına ilişkin yapılacak uygulama hakkındaki maddenin yer alıp almadığı ve yine birleştirme süresini kapsayacak şekilde her yıl için ayrı hazırlanacak tahmini bütçenin karara bağlanması hakkındaki maddenin olup olmadığının da genel kurul öncesinde kontrol edilmesi gerekiyor.
Genelgede bunların yanısıra, genel kurul çağrısının yetkili kişilerce yapılıp yapılmadığının, başvuru tarihi ile genel kurul tarihi arasında en az 15 gün süre bulunup bulunmadığının da kontrol edilmesi gerektiği bildirilirken birleşik genel kurula ait hazirun listesinin KOOPBİS üzerinden alınması isteniyor.
Genelgede, kooperatiflerin birleşik genel kurul toplantıları sırasında yapılaması gerekenler ile genel kurul toplantısı sonrasında yapılması istenenler de yer alıyor. Buna göre olağan genel kurul toplantılarını birleştirme kararı alan kooperatiflerin bilanço, gelir-gider çetveli, tahmini bütçe, yönetim kurulu faaliyet ve denetçi rapor örneklerini her bir hesap devresi sonundan itibaren 6 ay içinde il müdürlüğüne ve kooperatifin ortağı olduğu üst kuruluşa vermeleri zorunluluğuna uyulmaması durumunda birleştirme uygulamasının sona ereceği bildiriliyor.
Kooperatiflerin birleşik genel kurul toplantılarının sonrasında ise toplantı tutanağı, bilanço, gelir-gider cetveli, yönetim kurulu faaliyet ve denetçi raporu ile tahmini bütçe de dahil olmak üzere, birleşik genel kurul toplantısına ait evrak taranarak KOOPBİS’e yüklenerek ve sistemde ilgili bölümlerin doldurulması isteniyor.
Kooperatiflerin birleşik genel kurullarından sonra yapılması gereken işler arasında birleştirme kararı alan kooperatiflerin bilanço, gelir-gider cetveli, tahmini bütçe, yönetim kurulu faaliyet ve denetçi raporu örneklerini her hesap devresi sonundan itibaren 6 ay içinde Ticaret İl Müdürlüğüne verip vermediğinin kontrol edilmesi bildirilirken bu belgelerin KOOPBİS’e yüklenmesi ve sistemde ilgili bölümlerin doldurulması isteniyor.
